Markmið stefnu Útlendingastofnunar um persónuvernd
Vinnsla persónuupplýsinga er nauðsynlegur þáttur í starfsemi Útlendingastofnunar. Rík áhersla er lögð á að vernda persónuupplýsingar og að öll meðhöndlun og varðveisla persónugreinanlegra upplýsinga uppfylli gildandi lög og ákvæði um meðferð persónuupplýsinga.
Tilgangur persónuverndarstefnu Útlendingastofnunar er að tryggja lögmæta, sanngjarna og gagnsæja meðferð allra persónuupplýsinga og gefa til kynna það verklag sem unnið er eftir við meðhöndlun og varðveislu slíkra gagna.
Umfang og ábyrgð og ábyrgð
Persónuupplýsingar sem UTL safnar og vinnur með
Upplýsingar um starfsfólk og umsækjendur um störf
Lagalegur grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga hjá Útlendingastofnun
Réttindi hins skráða
Trúnaður og varðveislutími
Persónuverndarfulltrúi
Persónugreinanlegar upplýsingar í opinberri umræðu
Útgáfa og endurskoðun
Umfang og ábyrgð
Umfang stefnunnar tekur til allra þátta í starfsemi Útlendingastofnunar og er stofnunin ábyrgðaraðili að vinnslu persónuupplýsinga sem fram fer af hennar hálfu. Útlendingastofnun er ein af undirstofnunum dómsmálaráðuneytisins og starfar samkvæmt lögum um útlendinga nr. 80/2016, lögum um íslenskan ríkisborgararétt og reglugerðum á grundvelli laga um útlendinga. Umfangsmesti þátturinn í starfsemi stofnunarinnar er útgáfa dvalarleyfa. Útlendingastofnun afgreiðir allar umsóknir um dvalarleyfi, þar á meðal dvalarleyfi á grundvelli atvinnuþátttöku, fjölskyldusameiningar, námsvistar eða vistráðningar, vegabréfsáritanir og umsóknir um alþjóðlega vernd. Þar fyrir utan sinnir stofnunin margvíslegum verkefnum á sviði útlendingamála og á þar af leiðandi mikið og gott samstarf við stofnanir á hinum ýmsu sviðum.
Stjórnendum og starfsfólki Útlendingastofnunar ber að fylgja stefnunni við meðhöndlun og varðveislu persónuupplýsinga bæði hvað varðar viðskiptavini og starfsfólk stofnunarinnar.
Útlendingastofnun vinnur með ýmsum þjónustu- / útvistunaraðilum og eru gerðir sérstakir vinnslusamningar um vinnslu persónuupplýsinga í þeim tilfellum sem sá aðili flokkast sem vinnsluaðili. Stofnunin gerir ríkar kröfur til vinnsluaðila sinna um að þeir uppfylli skilyrði persónuverndarlaga.
Persónuupplýsingar sem UTL safnar og vinnur með
Útlendingastofnun vinnur oftast með persónuupplýsingar sem koma beint frá einstaklingum eftir að þeir hafa samband að fyrra bragði, svo sem til að afgreiða umsóknir, fyrirspurnir, ábendingar og erindi. Upplýsingar geta verið afhentar í persónu, með tölvupósti, bréfpósti eða í síma.
Útlendingastofnun tekur einnig við og aflar persónuupplýsinga frá þriðja aðila (innlendum og erlendum) um einstaklinga meðal annars í tengslum við afgreiðslu á umsóknum.
Útlendingastofnun veitir hinum skráða upplýsingar um skráningu, vinnslu og miðlun persónuupplýsinga um sig í persónuverndarstefnu, á umsóknareyðublöðum, heimasíðu eða eftir sérstaka beiðni.
Útlendingastofnun útbýr tölfræðilegar samantektir út frá gögnum stofnunarinnar sem nýttar eru til dæmis fyrir ársskýrslu stofnunarinnar. Þá er viðeigandi öryggis gætt og upplýsingar varðveittar á því formi að ekki sé unnt að bera kennsl á skráða einstaklinga.
Upplýsingar um starfsfólk og umsækjendur um störf
Útlendingastofnun vinnur með persónuupplýsingar við móttöku á umsóknum um störf hjá stofnuninni þar sem fram koma nauðsynlegar upplýsingar við mat á umsókn svo sem menntun, ferilskrá, meðmæli og svo framvegis. Verði af ráðningu viðheldur stofnunin persónuupplýsingum um starfsmann til að geta greitt viðkomandi laun fyrir störf sín í samræmi við undirritaðan ráðningarsamning. Einnig er haldið utan um önnur starfstengd málefni í mannauðskerfi stofnunarinnar svo sem er varðar námskeið og endurmenntum sem og veikindi, orlof og frammistöðu í starfi.
Lagalegur grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga hjá Útlendingastofnun
Í flestum tilfellum er vinnsla persónugreinanlegra upplýsinga sem fram fer hjá Útlendingastofnun nauðsynleg til þess að uppfylla lagaskyldu sem hvílir á stofnuninni meðal annars lög um útlendinga, lög um íslenskan ríkisborgararétt og reglugerðir sem af þeim leiða. Sjá nánar um lög og reglugerðir sem Útlendingastofnun ber að fylgja.
Réttindi hins skráða
Samkvæmt persónuverndarlöggjöfinni hafa skráðir aðilar ákveðin réttindi svo sem rétt til upplýsinga um vinnslu eigin persónuupplýsinga og geta óskað eftir aðgangi að þeim. Í sumum tilvikum er hægt að fara fram á að fá upplýsingar leiðréttar eða óska eftir takmörkun vinnslunnar. Einstaklingar geta nýtt sér réttindi sín með því að senda beiðni á netfangið This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Skráðir aðilar þurfa ekki að greiða til að neyta réttinda sinna. Útlendingastofnun hefur einn mánuð til að svara erindi en hægt er að framlengja frestinn í tvo mánuði sé beiðnin sérstaklega umfangsmikil.
Einstaklingar eiga rétt á að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sem fer með eftirlitshlutverk á sviði persónuverndar, sjá heimasíðu stofnunarinnar: www.personuvernd.is.
Trúnaður og varðveislutím
Starfsfólk Útlendingastofnunar hefur aðgang að þeim upplýsingum sem það þarf vegna sinna starfa og fer það eftir starfssviði hvers og eins hvaða persónugreinanlegu upplýsingum starfsmaður hefur aðgang að í kerfum stofnunarinnar. Allt starfsfólk Útlendingastofnunar er bundið þagnarskyldu samkvæmt lögum og er hún í gildi jafnvel þó starfsmaður láti af störfum.
Útlendingastofnun er skilaskyldur aðili samkvæmt lögum um opinber skjalasöfn og er því óheimilt að eyða skjölum eða gögnum sem berast eða verða til hjá stofnuninni, nema að fengnu leyfi Þjóðskjalasafns Íslands.
Persónuverndarfulltrúi
Persónuverndarfulltrúi Útlendingastofnunar er óháður og sjálfstæður í störfum og hefur eftirlit með því að farið sé eftir stefnu þessari og gildandi lögum og reglum um persónuvernd í starfsemi stofnunarinnar. Stofnunin tryggir að persónuverndarfulltrúi komi tímanlega að öllum málum sem tengjast persónuvernd.
Einstaklingur getur beint athugasemdum, ábendingum eða fyrirspurnum er varða vinnslu persónuupplýsinga hjá Útlendingastofnun til persónuverndarfulltrúa með því að senda tölvupóst á netfangið This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..
Persónugreinanlegar upplýsingar í opinberri umræðu
Um heimildir stjórnvalda til opinberrar umræðu gilda strangar takmarkanir meðal annars út frá persónuverndarlögum og þagnarskylduákvæðum stjórnsýslulaga. Útlendingastofnun metur í hverju tilviki hvort stofnunin hafi heimild til að tjá sig um atriði máls sem fram hafa komið í fjölmiðlum og hvort það er nauðsynlegt. Ýtrustu varfærni er gætt og persónugreinanlegum upplýsingum ekki miðlað umfram þær heimildir sem stofnunin hefur lögum samkvæmt.
Útgáfa og endurskoðun
Stefnan skal yfirfarin og rýnd árlega. Jafnframt skal skrá niðurstöðuna, hvort sem breytingar eru gerðar eða ekki.
Markmið stefnu Útlendingastofnunar um tungumálanotkun
Allur staðlaður texti sem stofnunin útbýr á að vera á bæði íslensku og ensku. Texti sem stofnunin sendir frá sér skal vera á ensku þegar því verður við komið án óhæfilegrar fyrirhafnar og kostnaðar.
Öll samskipti stofnunarinnar, bæði skrifleg og munnleg eru með þeim hætti að þau séu auðskiljanleg umsækjanda/viðtakanda og einfalt fyrir viðkomandi að bregðast við þeim. Allur ritaður texti stofnunarinnar á að vera á einföldu góðu íslensku máli sem er auðvelt að þýða yfir á önnur tungumál án þess að hætta sé á misskilningi.
Vinnureglur
Spurt og svarað
Lagagrundvöllur fyrir stefnu sviða um tungumálanotkun
Vinnureglur
1. gr. Stöðluð bréf
Allur frumtexti skjala, ákvarðana, skýrslna, samskipta o.s.frv. skal vera til á íslensku og vera á eins vönduðu og einföldu máli og unnt er.
Öll stöðluð bréf, til dæmis eyðublöð, beiðnir um frekari gögn eða skýringar og upplýsingablöð, sem varða dvalarleyfi, ríkisborgararétt og alþjóðlega vernd skulu vera til jafnt á íslensku og ensku.
Ef starfsmaður er að vinna með staðlaðan texta sem á eftir að þýða skal hann, í samráði við næsta yfirmann, annað hvort þýða textann sjálfur eða senda hann í þýðingu.
2. gr. Ákvarðanir
Í öllum ákvörðunum varðandi dvalarleyfi, alþjóðlega vernd og ríkisborgararétt skulu ákvörðunarorð vera á íslensku og ensku. Jafnframt skulu koma fram leiðbeiningar á ensku um hvert er unnt að leita til að fá þýðingu á allri ákvörðuninni.
3. gr. Óstöðluð bréf
Óstöðluð bréf og ákvarðanir skulu vera á góðu íslensku máli. Jafnframt skulu koma fram leiðbeiningar á ensku um hvert er unnt að leita til að fá þýðingu á bréfinu í heild.
4. gr. Þýðingar samkvæmt lagaskyldu
Útlendingastofnun fylgir þeim lögum og reglum sem gilda um tungumálanotkun og starfsemi stofnunarinnar, þ.m.t. skuldbindingar á grundvelli Norðurlandasamstarfs. Leiðbeiningar, bréf og ákvarðanir, sem og samskipti við umsækjendur/viðskiptavini stofnunarinnar eru þýdd þegar lög krefjast þess umfram það sem fram kemur í 1. - 3. gr.
5. gr. Þýðingar umfram lagaskyldu
Leiðbeiningar, bréf og ákvarðanir, sem og önnur samskipti sem falla utan reglna í 1. – 4. gr. skulu þýdd á ensku ef því verður viðkomið án óverulegrar fyrirhafnar og kostnaðar af hálfu stofnunarinnar.
6. gr. Ábyrgð á vinnureglum
Vinnureglur þessar skal yfirfara a.m.k. árlega. Ábyrgð á framkvæmd, yfirferð og úrbótum er hjá sviðsstjórum hvers sviðs sem tilkynna skrifstofu forstjóra um yfirferð og hátti svo til, þörf á breytingum reglnanna innan setts tímaramma.
Spurt og svarað
Hvers vegna þurfa svið Útlendingastofnunar stefnu varðandi tungumálanotkun?
Viðskiptavinir Útlendingastofnunar eru af mörgum þjóðernum og tala mörg tungumál. Á stofnuninni hvílir sú skylda að leiðbeina viðskiptavinum með fullnægjandi hætti, í ákveðnum tilvikum er sérstaklega tekið fram að leiðbeiningar skulu vera á tungumáli sem sanngjarnt er að ætlast til að viðkomandi skilji. Ljóst er að íslenskan getur ekki fullnægt þessum skilyrðum í öllum tilvikum.
Til að eyða óvissu um tungumálanotkun og gera vinnubrögð stofnunarinnar faglegri og skilvirkari er því nauðsynlegt að setja stefnu um hvenær texti sem starfsmenn stofnunarinnar nota í störfum sínum skuli þýddur eða túlkaður og hvenær ekki.
Hvers vegna er ákveðið að þýða á ensku en ekki önnur tungumál?
Enska er það tungumál sem flestir viðskiptavinir Útlendingastofnunar skilja. Þá er enska jafnframt það tungumál sem einfaldast er að þýða með aðstoð þýðingaforrita líkt og t.d. google translate og því mestar líkur á að viðskiptavinir geti nýtt sér slíkar þjónustur ef þeir kjósa það.
Hvaða hagræði fæst með þýðingum?
Þýðingar eru aðkeypt þjónusta og þess vegna er ekki hægt að þýða allan texta sem stofnunin vinnur með. Hins vegar er ljóst að tími og peningar geta sparast með því að viðskiptavinir skilji strax þann texta sem stofnunin sendir frá sér.
Með því að þýða stöðluð bréf og ákvarðanir næst fram ákveðið hagræði í þjónustu. Sama textann er hægt að þýða í eitt skipti í stað þess að starfsfólk aðstoði við þýðingu úr íslensku yfir á ensku í hvert sinn sem ósk kemur fram.
Viðskiptavinir þurfa sjaldnar að hafa samband gegnum síma, tölvupóst eða koma í afgreiðslu til að fá aðstoð við að skilja efni bréfa eða ákvarðana. Þjónusta við viðskiptavini verður betri og tími sparast sem unnt er að nýta til annarra verka.
Hvers vegna eru bara staðlaðar ákvarðanir þýddar?
Til að byrja með er einblínt á að þýða þann texta sem er hagkvæmt og skilvirkt að þýða án mikillar fyrirhafnar. Þýðingar breytilegs texta sem saminn er fyrir einstök mál myndi koma niður á málsmeðferðarhraða og þar af leiðandi þjónustu við umsækjendur. Kostnaður gæti jafnframt farið fram úr hófi. Í ljósi þess er það mat stofnunarinnar að ekki sé mögulegt að þýða allan texta sem notaður er í starfseminni vegna þess þrönga fjárhagsramma sem stofnunin býr við og því að biðtíminn myndi lengjast um of. Því er ákveðið að fara aðrar leiðir að sama markmiði sem er ávallt að setja umsækjandann í fyrsta sæti og hans hagsmuni.
Í þeim tilvikum þar sem texti er ekki staðlaður, eru ákvörðunarorð á ensku og staðlaður leiðbeiningartexti um möguleika á túlkaþjónustu og þýðingu.
Samræmist það jafnræðisreglu að einungis staðlaður texti sé þýddur?
Jafnræðisreglan felur í sér að sambærileg mál skuli fá sambærilega meðferð og einstaklingar í sömu stöðu skuli fá sömu þjónustu.
Þeir sem eru í þeirri stöðu að geta fengið stöðluð bréf og þar af leiðandi þýdd á ensku, þeir fá sömu þjónustu. Þeir sem eru ekki í þeirri stöðu fá aðra þjónustu.
Ekki er talið að um brot á jafnræðisreglu sé að ræða. Leitast er við að veita eins góðar leiðbeiningar og mögulegt er í hverju máli fyrir sig.
Lagagrundvöllur fyrir stefnu sviða um tungumálanotkun
Hér er að finna helstu lagareglur sem stefnan byggir á. Umboðsmaður Alþingis gaf út álit 13. júlí 2020 (Mál nr. 9938/2018) þar sem er að finna mjög góða samantekt á bæði skráðum og óskráðum reglum um tungumálanotkun í íslenskri stjórnsýslu.
8. gr. laga um stöðu íslenskra tungu og íslensks táknmáls
Íslenska er mál Alþingis, dómstóla, stjórnvalda, jafnt ríkis sem sveitarfélaga, skóla á öllum skólastigum og annarra stofnana sem hafa með höndum framkvæmdir og veita almannaþjónustu.
Í athugasemdum í greinargerð við þetta ákvæði segir m.a.:
,,Ef gera á undantekningu frá meginreglunni verður að vera til þess sérstök heimild í lögum. Þegar þörf er á að texti sé birtur á öðru máli en íslensku skal það gert með þýðingu á íslenska frumtextanum. Á mörgum sviðum, einkum í stjórnsýslunni, hljóta samskipti að fara fram á öðrum málum og má hér nefna samskipti íslenskra yfirvalda og yfirvalda einstakra erlendra ríkja og samskipti við alþjóðastofnanir og samtök, munnleg samskipti milli stjórnvalda og borgaranna, t.d. á sviðum sem snúa að erlendum mönnum búsettum hér."
Norræni tungumálasamningurinn
Norræni tungumálasamningurinn gildir um munnleg og skrifleg samskipti borgara við stjórnvöld. Ríkisborgarar norrænna ríkja eiga að geta notað sitt eigið tungumál í samskiptum við stjórnvöld eftir þörfum. Þau tungumál sem um ræðir eru auk íslensku: danska, finnska, norska, sænska, færeyska, grænlenska og samíska. Samningurinn gildir um munnleg og skrifleg samskipti. Ber stjórnvaldi að útvega túlk eða skjalaþýðanda, málsaðila að kostnaðarlausu.
Skilji báðir aðilar t.d. ensku er stjórnvaldi hins vegar tæplega skylt að nota túlk.
11. gr. Útlendingalaga – leiðbeiningarskylda
1. mgr.
Í máli er varðar frávísun, brottvísun eða afturköllun leyfis skal útlendingi þegar í upphafi máls leiðbeint um réttindi sín og meðferð málsins á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið.
2. mgr.
Í máli vegna umsóknar um alþjóðlega vernd skal útlendingi þegar í upphafi máls leiðbeint um réttindi sín og meðferð málsins á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið.
12. gr. Útlendingalaga – andmælaréttur
2. mgr.
Í máli vegna umsóknar um alþjóðlega vernd eða máli þar sem ákvæði 42. gr. eiga við, svo og í máli er varðar frávísun eða brottvísun, skal stjórnvald eftir fremsta megni sjá um að útlendingurinn eigi kost á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið og tjáð sig á.
24. gr. Útlendingalaga – Umsókn um alþjóðlega vernd
5. mgr.
Leiðbeiningar skulu vera skriflegar og/eða aðgengilegar á mynd- eða hljóðmiðli og á tungumáli sem ætla má með sanngirni að umsækjandi geti skilið. Þegar um fylgdarlaust barn er að ræða skulu leiðbeiningar vera í samræmi við aldur þess og þroska.
43. gr. Reglugerðar um útlendinga
4. mgr.
Lögreglan birtir útlendingi ákvörðun um brottvísun eða frávísun. Henni ber að leiðbeina útlendingi um réttarstöðu hans á tungumáli sem ætla má með sanngirni að hann geti skilið, sbr. 11. gr. útlendingalaga.
Á undanförnum árum hefur Útlendingastofnun tekist á við mikla fjölgun verkefna samhliða því að þróa og stækka stofnunina. Þar hefur mest munað um fjölgun umsókna um alþjóðlega vernd og stærra hlutverk stofnunarinnar í þjónustu við umsækjendur sem bíða niðurstöðu. Önnur verkefni sem tilheyra kjarnastarfsemi stofnunarinnar hafa einnig vaxið að umfangi, ekki síst útgáfa dvalarleyfa og vegabréfsáritana til landsins, og ljóst er að fjölgun innflytjenda á Íslandi mun á komandi árum leiða til fjölgunar umsókna um íslenskan ríkisborgararétt.
Ljóst er að fjöldi útlendinga sem vill heimasækja landið, setjast hér að eða leita skjóls sveiflast og sýnir reynslan að þeim getur bæði fjölgað og fækkað hratt og án fyrirvara. Brýnt er að Útlendingastofnun sé ávallt í stakk búin að bregðast skjótt við skyndilegri fjölgun umsækjenda enda er sú krafa gerð til stofnunarinnar að hún tryggi sanngjarna og skilvirka afgreiðslu umsókna og veiti jafnt einstaklingum og atvinnulífi góða þjónustu. Þetta kallar á sveigjanleika í starfsemi stofnunarinnar án þess að það megi koma niður á starfsumhverfi og samkeppnishæfni stofnunarinnar um vel þjálfað og hæft starfsfólk.
Við mörkun stefnu Útlendingastofnunar til ársins 2023 var mótuð sú framtíðarsýn að stofnunin
afgreiði á skilvirkan og faglegan hátt öll erindi í þágu umsækjenda og samfélagsins. Þannig mun stofnunin veita framúrskarandi þjónustu sem tekur mið af stefnu stjórnvalda og hagsmunum einstaklinga og atvinnulífs. Útlendingastofnun mun vinna gegn hvers kyns misnotkun með öryggi einstaklingsins að leiðarljósi. Stofnunin verður leiðandi í almennri umræðu og þróun tengdri málaflokkum stofnunarinnar.
Með stuðningi dómsmálaráðuneytisins og ráðgjöfum frá KPMG voru haldnir fundir þar sem öllu starfsfólki var boðið að taka þátt og leggja sitt af mörkum til stefnumótunarinnar. Á meðal þess sem kom út úr þeirri vinnu voru gildi stofnunarinnar: Virðing – Jafnræði – Fagmennska
Virðing
Í öllum samskiptum og málsmeðferð stofnunarinnar er einstaklingum og samstarfsaðilum sýnd kurteisi og hlustað á ólík sjónarmið og afstöðu með opnum hug.
Jafnræði
Öllum eru tryggð sömu réttindi og málsmeðferð í samræmi við lög.
Fagmennska
Fagleg og vönduð vinnubrögð sem byggja á upplýstri ákvarðanatöku og skýrum ferlum einkenni alla starfsemi stofnunarinnar. Upplýsingar og ákvarðanir eru settar fram á skýran og skilmerkilegan hátt
Fréttir
6. nóvember 2020: Ný upplýsingasíða um ferðatakmarkanir til Íslands
5. nóvember 2020: Heimild til dvalar til 10. nóvember ekki framlengd
20. október 2020: Takmarkanir á útgáfu áritana
27. ágúst 2020: Skráning einstaklinga sem komast ekki heim vegna Covid-19
10. ágúst 2020: Heimild til dvalar án dvalarleyfis eða áritunar framlengd til 10. september
15. júlí 2020: Ferðatakmörkunum aflétt gagnvart íbúum 12 ríkja utan Schengen svæðisins
22. júní 2020: Heimild til dvalar án dvalarleyfis eða áritunar framlengd til 10. ágúst
9. júní 2020: Upplýsingar til komufarþega til Íslands eftir 15. júní
20. maí 2020: Heimild til dvalar án dvalarleyfis eða áritunar framlengd til 1. júlí
14. maí 2020: Ferðatakmarkanir framlengdar til 15. júní
22. apríl 2020: Öllum sem koma til landsins skylt að fara í sóttkví
17. apríl 2020: Ferðatakmarkanir framlengdar til 15. maí
3. apríl 2020: Upplýsingar fyrir útlendinga sem komast ekki heim vegna COVID-19
31. mars 2020: Flýtimeðferð dvalarleyfa á grundvelli atvinnuþátttöku afnumin tímabundið
27. mars 2020: Tímapantanir nauðsynlegar í afgreiðslu Útlendingastofnunar frá og með 31. mars
23. mars 2020: Ferðatakmarkanir og 14 daga sóttkví fyrir alla sem koma til Íslands
11. mars 2020: Röskun á útgáfu áritana á tilteknum stöðum
Spurningar og svör
Hér að neðan eru tenglar á spurningar og svör á ensku.